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Un(e) assistant(e) administratif(ve) auprès du DGS et des élus

Cadre d’emploi des adjoints administratifs

Poste : Assistant administratif DGS – Elus au sein du service Relation à l’usager

Missions :  

  1. Assister administrativement le DGS, le Maire et les élus :
  • Assurer le secrétariat et la rédaction des courriers
  • Gérer les agendas, les invitations en lien avec le DGS
  • Assurer la gestion et l’enregistrement du courrier et mails arrivés
  • Organiser les formations des élus
  • Assurer l’organisation administrative des cérémonies officielles et patriotique

2. Assurer la gestion des assemblées, des salles de la mairie, des relations avec les structures intercommunales :

  • Assurer la préparation et le suivi administratifs des assemblées délibérantes (Conseil municipal, Conseil des Sages, SICAB)
  • Assurer la préparation et le suivi administratif du bureau municipal, des commissions extra-municipales
  • Gérer les relations avec les structures intercommunales
  • Assurer le suivi de la tenue des registres des délibérations et des arrêtés
  • Gérer l’affichage officiel

3. Accueillir, orienter, renseigner le public, représenter l’image de la collectivité (physique et téléphonique)

4. Assurer l’instruction, le suivi des dossiers de CNI-passeports et la remise des titres

5. Assurer la gestion administrative des dossiers relatifs au commerce (Vente déballage, liquidation, licences, débit de boisson, taxi, ouverture dimanche…)

Temps de travail : 35h/semaine (36h30 sur une semaine de 4,5 jours)

Formation souhaitée : Titulaire d’un concours de la FPT ou d’un BTS d’assistante de direction, d’une Licence Administration

Profil souhaité :

  • Connaissance de l’organisation et des activités des services, des techniques de secrétariat
  • Maîtrise de la rédaction administrative. Savoir rédiger des documents administratifs de formes et contenus divers (ordres du jour, comptes rendus, prises de note…
  • Maîtrise des logiciels métier, Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
  • Maîtrise de l’utilisation de la station biométrique pour la réalisation des passeports et cartes nationales d’identité
  • Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques
  • Maitrise de l’environnement territorial, des circuits décisionnels
  • Connaissance des procédures administratives
  • Accueillir le public avec amabilité, s’exprimer clairement, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
  • Discrétion professionnelle
  • Sens de l’écoute et de la réserve
  • Faire preuve d’anticipation et d’esprit d’initiative

Rémunération statutaire : NBI – IFSE – Prime annuelle / Titres restaurant – CNAS / Participation à la mutuelle prévoyance / Forfait mobilité durable

Poste à pourvoir au 1er mai 2024
Date limite de réception des candidatures : 16 MARS 2024

LETTRE DE CANDIDATURE MOTIVEE ET CV A ADRESSER A
Hôtel de Ville – Service Ressources Humaines – Esplanade de la Liberté
CS 40001 – 49071 Beaucouzé cedex

ressources.humaines@beaucouze.fr RENSEIGNEMENTS AU 02-41-48-00-53